Slik tok BOK AS fullt ansvar for økonomi, regnskap og struktur i PocketCoach gjennom en krevende vekstfase
I 2022 hadde Innovation Group AS, et teknologiselskap i Tromsø, en tydelig ambisjon om å styrke norsk breddefotball gjennom teknologi. Selskapet utviklet PocketCoach, en AI-drevet treningsapp som kombinerer digitale treningsøkter, motivasjon for spillere og et samlet verktøy for klubber, trenere og foreldre.
Da samarbeidet startet, hadde Innovation Group en fungerende MVP og et sterkt team som hadde lagt ned betydelig innsats i utviklingen. Samtidig befant selskapet seg i en fase med rask fremdrift, økende kompleksitet og stadig høyere krav til økonomisk struktur, regnskap og dokumentasjon – særlig knyttet til flere tilskudd og innovasjonskontrakt med Innovasjon Norge.
Innovation Group AS befant seg i en klassisk oppstartsfase som mange teknologiselskaper går gjennom: omfattende produktutvikling før kommersialisering. Dette innebar ingen salgsinntekter, samtidig som utviklingskostnadene var betydelige. Finansieringen kom fra tre kilder:
Innovasjon Norge – tilskudd til FoU-prosjekter
Private investorer – egenkapital fra et engasjert eierskap
Tilskudd og støtteordninger – ulike bidrag fra idretts- og utviklingsmiljøer
Hver av disse finansieringskildene stilte ulike krav til rapportering, dokumentasjon og prosjektregnskap. Det var i skjæringspunktet mellom disse kravene at utfordringene oppstod.
Da Innovation Group AS tok kontakt med BOK AS i 2023, var situasjonen sammensatt:
Tidligere regnskapsfører manglet forståelse for FoU-prosjekter: Innovasjon Norge stiller strenge krav til prosjektregnskap, der hver krone må føres på riktig aktivitet, kostnadstype og periode. Feil her kan føre til avslag på nye søknader – eller krav om tilbakebetaling av allerede utbetalte midler.
Manglende struktur på kapitalinnskudd: Når en investor skyter inn 500 000 kroner, er dette egenkapital. Når Innovasjon Norge innvilger 500 000 kroner, er det et tilskudd med spesifikke vilkår. Uten tydelig struktur og korrekt bokføring ble disse midlene ikke alltid håndtert riktig i regnskapet.
Hyppige endringer i selskapsstrukturen: Som i mange oppstartsselskaper var eierskapet i endring. Passive aksjonærer ble kjøpt ut, nye eiere kom inn, og styresammensetningen ble justert. Hver endring krevde generalforsamlinger, protokoller og korrekt selskapsdokumentasjon.
Kontinuerlig søknadsaktivitet: Innovasjon Norge-prosesser er ikke engangstiltak. De krever løpende oppfølging, rapportering og dokumentasjon på hvordan tidligere tilskudd er brukt.
Kort oppsummert var økonomien og dokumentasjonen fragmentert, og risikoen for feil høy i en fase der kravene til kontroll og etterlevelse bare økte.
Vi etablerte et system der:
– Alle kostnader føres på korrekt prosjekt og aktivitet
– Timer dokumenteres og knyttes direkte til FoU-arbeidet
– Kjøp av tjenester spores mot riktig periode og formål
– Prosjektregnskapet til enhver tid samsvarer med kravene fra Innovasjon Norge
Siden 2023 har vi bistått Innovation Group med tre søknader til Innovasjon Norge:
Vår rolle: Utarbeide prosjektbudsjett, fordele kostnader mellom aktiviteter, dokumentere egenfinansiering og levere et prosjektregnskap som tydelig viste hvordan midlene var brukt.
Vår rolle: Verdsette klubbenes bidrag, dokumentere timeinnsats fra pilotklubbene og sikre at alt var i tråd med retningslinjene fra Innovasjon Norge for samarbeidsprosjekter.
Vår rolle: Strukturere prosjektets totalbudsjett på 4,3 millioner kroner, fordele kostnader mellom aktiviteter og deltakere, dokumentere finansieringsplanen og sikre at søknaden var solid nok til å utløse 2,5 millioner kroner i tilskudd.
Men leveransen vår handler om langt mer enn prosjektregnskap. Innovation Group har blant annet fått:
Rådgivning i søknadsprosessen: Innovasjon Norge har sine særegenheter. Vi kjenner dem. Vi vet hva de ser etter, hvilke formuleringer som fungerer, og hvordan et budsjett må bygges for å være realistisk og etterprøvbart. Dette har spart Innovation Group for mange timer med usikkerhet og prøving og feiling.
Strukturering av selskapsendringer: Når passive aksjonærer skulle ut og nye inn, var vi tett på hele prosessen. Vi deltok i generalforsamlinger, bistod med aksjonæravtaler og sørget for at all dokumentasjon ble korrekt utarbeidet og arkivert. Alt ble gjort riktig første gang.
Løpende økonomisk sparring: Christoffer og Andreas har hatt en fast rådgiver å ringe når spørsmål dukker opp i hverdagen. Dette gjelder både løpende økonomiske vurderinger og større strategiske beslutninger knyttet til vekst, finansiering og struktur.
Den tette og kontinuerlige dialogen gjør at våre rådgivere kjenner selskapet godt, forstår konteksten beslutningene tas i og kan gi presise råd raskt når det faktisk betyr noe.
Samarbeidet har gitt Innovation Group trygghet i en fase med høye krav og mange avhengigheter. Med strukturert prosjektregnskap, tydelig dokumentasjon og løpende kontroll har selskapet kunnet jobbe videre med utvikling og kommersialisering uten usikkerhet rundt økonomi og etterlevelse.
Det handler ikke bare om å få en søknad innvilget, men om å vite at grunnlaget holder. Når det stilles oppfølgingsspørsmål, finnes svarene. Når midler skal rapporteres, er alt allerede på plass. Dette gir forutsigbarhet, tempo og ro til å ta riktige beslutninger videre.
I 2023 var Innovation Group preget av manglende struktur. I 2025 står selskapet med full kontroll, tydelige prosesser og et solid grunnlag for videre vekst.
Ofte stilte spørsmål
"BOK AS har vært avgjørende for oss. De har ikke bare levert prosjektregnskap, men fungert som strategiske rådgivere som forstår både selskapet og ambisjonene våre. Uten dette samarbeidet ville vi ikke hatt det økonomiske grunnlaget vi har i dag"
Vi hjelper oppstartsselskaper med å bygge en solid økonomisk struktur for videre vekst.