Hvert år er det det samme. Regnskapsføreren spør etter ting du trodde var i orden, og du bruker halve januar på å lete frem kvitteringer fra februar i fjor.
Det trenger ikke være slik.
Her er hva vi faktisk trenger fra deg for å levere årsregnskapet. Jobber du gjennom denne listen løpende gjennom året, tar årsoppgjøret en brøkdel av tiden.
1. Alle bilag skal være ført og dokumentert
Et bilag er dokumentasjonen på en transaksjon i regnskapet. Det kan være en faktura, en kvittering, en kontoutskrift eller en avtale.
Bokføringsloven krever at alle bilag oppbevares i fem år. Skatteetaten kan kreve å se dem ved bokettersyn, og mangler du bilag for en kostnad, kan fradraget bli avvist.
Praktisk betyr det:
Ikke kast kvitteringer. Last dem opp i regnskapssystemet ditt (Tripletex, Fiken, Conta eller tilsvarende) samme dag du mottar dem. Bruker du kortbetaling, match alltid kvitteringen mot kortutskriften.
Fakturaer du mottar fra leverandører skal bokføres i regnskapet. Fakturaer du sender til kunder skal ut av regnskapet når de er betalt.
Husk: privatkjøp er ikke bilag for selskapet. Har du blandet kortbruk, gå gjennom og skill ut det som er privat.
2. Banken skal være avstemt
Bankavstemmingen betyr at saldoen i regnskapssystemet ditt stemmer med saldoen i nettbanken. For hver krone inn og ut av bedriftskontoen skal det finnes en bokføring.
Mange gjør dette én gang i året rett før årsoppgjøret. Det er den dyreste måten å gjøre det på. En times arbeid per måned gjennom året er langt bedre enn en helg i januar.
Gjør dette: logg inn i nettbanken, last ned kontoutskriften for måneden, og kryss av mot det som er bokført i regnskapssystemet. Mangler noe? Finn bilaget og bokfør det.
3. Lønn og A-melding skal stemme
Har du ansatte, inkludert deg selv som eier med lønn, skal all lønn som er utbetalt i 2025 fremgå korrekt i A-meldingen, den månedlige rapporten til Skatteetaten.
Vi trenger å vite:
Alle lønnsutbetalinger med riktige beløp og datoer. Feriepenger som er opptjent og utbetalt. Eventuelle naturalytelser som firmabil, mobiltelefon eller andre fordeler. Sykepenger refundert fra NAV.
Naturalytelser er det mange glemmer. Har du firmabil? Det skal innberettes som lønn. Betaler selskapet mobilen din til privat bruk? Også det er en skattepliktig fordel.
4. Utbytte skal være vedtatt og dokumentert
Har du tatt ut utbytte i 2025, skal det være vedtatt på generalforsamling med skriftlig protokoll. Utbytte som ikke er formelt vedtatt kan Skatteetaten omklassifisere som lønn, med høyere skatt og arbeidsgiveravgift som resultat.
Vi trenger generalforsamlingsprotokollen med dato, beløp og utbetalingsdato. Har du ikke skrevet protokoll, gjør det nå. Det er ikke for sent å dokumentere det som faktisk skjedde.
5. Varelager skal være talt opp (hvis relevant)
Driver du med varesalg, skal varelageret per 31. desember 2025 være talt opp og dokumentert. Varetellingslisten skal vise hva som er talt, når det ble gjort og hvem som gjorde det.
Uselgelige eller utgåtte varer skal skrives ned i verdi. Dette gir deg skattemessig fradrag for tapet.
6. Anleggsmidler skal være gjennomgått
Anleggsmidler er ting selskapet eier over tid og som avskrives over flere år. Biler, maskiner, datautstyr og kontormøbler over 30 000 kroner er typiske eksempler.
Gå gjennom listen over anleggsmidler og sjekk at alt som står der faktisk eksisterer og er i bruk. Har du solgt eller kastet noe? Det skal ut av regnskapet. Har du kjøpt noe nytt over 30 000 kroner? Det skal inn som anleggsmiddel og avskrives, ikke kostnadsføres direkte.
7. Kundefordringer og leverandørgjeld skal stemme
Kundefordringer er fakturaer du har sendt men ikke fått betalt for. Leverandørgjeld er fakturaer du har mottatt men ikke betalt ennå.
Gå gjennom ubetalte kundefakturaer. Er noen av dem uerholdelige, altså at du vet du aldri vil få betalt? Da kan du tapsføre dem og få skattemessig fradrag og MVA tilbake. Men det krever at du har dokumentert at du har forsøkt å inndrive kravet.
For Kari som driver konsulentfirma AS
Kari bruker Tripletex. Hun har satt opp en fast rutine: hver fredag tar hun fem minutter på å laste opp kvitteringer og matche kortutskriften. En gang i måneden sjekker hun at banken stemmer.
Når vi ber om underlag i januar, sender hun oss tilgang til Tripletex og en liten liste over ting vi bør vite om. Årsoppgjøret er ferdig på rekordtid.
Kunder som gjør det motsatte, altså venter til vi spør og så leter frem alt på en gang, bruker tre ganger så lang tid og betaler mer i timer.
Rutinen er det som avgjør, ikke viljen.
Usikker på om du har alt på plass? Vi tar en gjennomgang med deg nå, ikke i januar. bokrr.no
Ofte stilte spørsmål
Regnskapsføreren trenger tilgang til regnskapssystemet ditt med alle bilag ført og bankkontoer avstemt. I tillegg trenger de informasjon om utbytte, naturalytelser, varelager og anleggsmidler hvis det er relevant for din virksomhet.
Bilag skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, ifølge bokføringsloven. Prosjektregnskap i bygg og anlegg skal oppbevares i ti år. Digitale bilag er like gyldige som papir, forutsatt at de er lesbare og ikke kan endres.
Mangler du bilag for en kostnad, kan Skatteetaten avvise fradraget. I alvorlige tilfeller kan tilleggsavgift ilegges på opptil 20 prosent av det skattemessige beløpet. Oppbevar alltid bilag, selv for mindre beløp.
Nei. Privatkjøp på firmakortet skaper rot i regnskapet og øker risikoen for feil ved årsoppgjøret. Ha separate kort. Har du brukt privatkortet til firmakjøp, dokumenter det med kvittering og legg inn en refusjon fra selskapet.
Naturalytelser er fordeler du får fra selskapet i stedet for lønn. Firmabil, mobiltelefon, internett hjemme og avisabonnement er eksempler. Disse skal innberettes som lønn i A-meldingen og er skattepliktige for deg som mottaker.
Kilde: Skatteetaten (skatteetaten.no), Bokføringsloven, Regnskap Norge
